Tiedonhallinnan prosessien konsultointi auttoi Oulun kaupunkia ja Oulun Vettä saamaan järjestelmistään parhaan hyödyn irti

Artikkeli julkaistu 14.8.2019

Kehityshankkeen myötä Oulun kaupunki ja Oulun Vesi saivat maksimoitua eri järjestelmäinvestointien tuottaman hyödyn. Arkance Systemsin tarjoamassa konsultaatiopalvelussa asiakkaan kanssa kehitetään toimintamalli, jonka myötä uusista teknologioista ja niihin liittyvästä osaamisesta luodaan saumattomasti toimiva ja parhaiten lisäarvoa tuottava prosessi. 

Oulun kaupungilla ja Oulun Vedellä tunnistettiin nykytilaan liittyviä haasteita, joita olivat manuaalityön suuri määrä ja parantamismahdollisuudet kaupungin sisäisissä yhteistyömalleissa. Ratkaisuna oli tiedonhallinnan prosessien kehityshanke, jossa keskityttiin suunnitteluun, rakentamiseen ja kunnossapitoon liittyvään elinkaarimalliin. 

Hanke toteutettiin monitoimijamallilla, jossa kumppaneina olivat konsultointipalvelua edustanut Arkance Systems Finland Oy, suunnittelusta vastannut Ramboll Finland Oy ja ohjelmisto- sekä järjestelmäasiantuntijaroolia edustanut Trimble Solutions Oy. 

Tavoitteena tietosisällön rikastaminen ja automatisointi 

Konsultaatiopalvelun tavoitteena oli rikastaa Oulun kaupungin ja Oulun Veden ylläpitojärjestelmien tietosisältöä. Aineisto haluttiin saada ajantasaiseksi ja automaattiseksi osaksi suunnittelutyötä. 

– Halusimme saada selville, mitä tietomallipohjainen suunnittelu vaatii, minkälaista osaamista meillä on aiheeseen liittyen ja minkälainen kehitystyö olisi tulevaisuudessa tarpeen. Joudumme vielä tällä hetkellä tekemään suhteellisen paljon manuaalityötä, kertoo Jukka Heinonen Oulun Vedeltä. 

Manuaalityö hidastaa prosessia, sillä ongelma tulee vastaan joka tasolla. Yksittäisestä hankkeesta jopa 10 prosenttia voi olla aineistolaadun parantamista. Jos jokaisessa hankkeessa on mukana ulkopuolinen konsultti, työkustannus nousee veronmaksajienkin kannalta merkittäväksi. 

–  Rakentaminen on usein monialaista. Siksi tarvitaan tietoteknisiä rakenteita, jotka kuvaavat todellisuutta mahdollisimman tarkasti, toteaa hankkeen projektipäällikkö Jukka Kivelä Arkance Systemsiltä. 

Konsultoinnin ja niistä syntyvien kehityshankkeiden päämääränä on, että rakentamisen ja ylläpidon välinen tiedonsiirto toimii saumattomasti. 

–Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi uuden viheralueen suunnittelu tai infran kehittäminen on mahdollisimman helppoa ilman etukäteen tehtävää isoa manuaalista tiedonsiirtoprosessia tai tiedon siiloutumista hankkeen aikana, Kivelä havainnollistaa. 

Tilaajalle merkittävin hyöty toimintatapojen havainnollistamisesta 

Oulun Veden Jukka Heinonen on tyytyväinen hankkeen lopputulokseen. 

– Kokonaisuutena hanke sujui varsin hyvin. Asiasisältö oli hyvin laaja, mutta silti pystyimme hyvin fokusoitumaan alussa määriteltyihin aiheisiin. Tätä arvostin henkilökohtaisesti eniten, sillä tämänkaltaisissa hankkeissa nousee aina esille suuri määrä erilaisia aiheita. Kehityshankkeen painopisteenä oli nimenomaan se, miten tieto siirtyy eri vaiheiden välissä ja mitä eri vaiheissa tapahtuu, hän sanoo. 

Oulun kaupungilla on käytössään Trimble Locus ja Oulun Vedellä NIS-tietojärjestelmä. Hankkeen myötä organisaatiossa suunnitellaan myös Trimble Connectin käytön aloittamista. Yhteiskäyttöalustojen hyötynäkökulmat ovat tulleet selviksi hankkeen aikana. 

Myös Oulun kaupungin suunnitteluinsinööri Markku Mustonen kiittelee hankkeesta saatuja tuloksia. 

– Tämänkaltaiset projektit avaavat havainnollisesti olemassa olevia toimintatapoja. Meille hankkeen suurin hyöty oli nimenomaan siinä, että näemme nyt selvästi omat prosessimme ja niihin vaikuttavat tekijät, hän kertoo.